Этапы подготовки конференций
Конференция – мероприятие для представителей определённой группы или сообщества с целью обсуждения общих тем и обмена опытом. Профессионально организованной конференции предшествует тщательная подготовка. Предварительно необходимо продумать все нюансы будущего мероприятия, в том числе оформление конференции (ССЫЛКА). Обычно профессиональной подготовкой занимается отдельный человек или Event-агенство.
Алгоритм действий
Сначала необходимо разработать программу мероприятия. Этап включает детальную проработку всех дней конференции, фиксацию временных рамок выступления каждого участника и перерывов между ними, подготовку информационной брошюры каждого докладчика. Если конференция рассчитана на весь день, то необходимо спланировать питание для участников.
Далее необходимо заняться продвижением конференции. Рекламу лучше всего поручить опытному маркетологу, который разработает стратегию продвижения и грамотно проинформирует целевую аудиторию о предстоящем событии. Если мероприятие масштабное, то стоит привлечь PR-менеджера, который имеет связи в СМИ. Для наиболее результативного продвижения рекомендуется использовать оффлайн и онлайн маркетинговые инструменты. Посредством интернета можно более точно таргетировать конференцию с целью привлечения конкретной аудитории.
На этапе технической организации происходит выбор площадки для проведения мероприятия, организация полноценного питания и кофе-брейков, зон отдыха, аренда технического оборудования, печать брошюр и подготовка подарков.
На завершающем этапе происходит организация информационной поддержки после проведения мероприятия. В результате конференции необходимо получить как можно больше обратной связи в СМИ, а также в социальных сетях.
Стоит отметить, что сцена требует особого оформления, ведь основное внимание будет уделено докладчикам. Рекомендуется обратиться в компанию, которая занимается производством подиумов с индивидуальным подходом к каждому проекту. Опытные специалисты помогут оформить основную зону наилучшим образом.