Как организовать регистрацию участников конференции
Организация конференции — непростая задача. Одним из ключевых этапов является регистрация ее участников. Кроме того, успешность подобных мероприятий во многом зависит от правильно составленного бюджета, планирования, выбора локации, оформления конференции.
Основные правила идеальной регистрации
Каким бы масштабным ни было ваше мероприятие, если участнику пришлось долго стоять в очереди на регистрацию, общее впечатление о событии и оценка программы в целом покачнутся не в лучшую сторону. Чтобы избежать этого, необходимо:
До начала мероприятия познакомить между собой сотрудников, отвечающих за регистрацию, чтобы они смогли разделить зоны ответственности. Ведь один человек сможет лучше объяснить процедуру заполнения документов, другой — сориентировать в пространстве, быстро проверить билет и т. д.
Разделить потоки гостей. Лучше, чтобы одни сотрудники встречали простых участников, другие — специально приглашенных людей, в частности представителей прессы, спикеров, VIP-гостей. Таким образом вам не придется объяснять, почему одни приглашенные гости получают лишь блокнот с ручкой, другие — рекламные проспекты и т. п.
Организовать стол особых запросов. На любом мероприятии возникают вопросы, требующие отдельного разбирательства (к примеру, отсутствие человека в списках или билета на руках). Чтобы не задерживать общий поток гостей, лучше, если такими случаями будет заниматься отдельный сотрудник.
Обеспечить удобную навигацию. Уже на этапе регистрации гости должны видеть указатели, направляющие их в конкретный зал, буфет, туалет и прочие места.
Организовать единый дресс-код для сотрудников, осуществляющих регистрацию. Лучше, если на футболках, рубашках, кепках будет присутствовать символика мероприятия.
С помощью вышеперечисленных моментов удастся не только организовать быстрый и беспрепятственный вход участников, но и зарядить их позитивным настроем.
Если вы хотите правильно оформить мероприятие или нуждаетесь в услуге брендирования автомобиля, обращайтесь в нашу компанию.